Aunque no se habla mucho de ello, la gestión de documentos es una de las tareas diarias de cualquier restaurador. Sin ir muy lejos, 98% de nuestros clientes trabajan con más de 7 proveedores distintos y la mayoría destina más de una hora a hacer pedidos, lo que significa que deben lidiar con una enorme pila de albaranes y facturas al final de mes.
Para gestionar la rentabilidad de tu restaurante de manera más ágil e inteligente, una opción es trabajar con un sistema OCR de escaneo de facturas. Así, tú o cualquier miembro de tu plantilla podrán tomar una foto del documento y digitalizarlo al momento, ahorrando tiempo, dinero y esfuerzo.
¿Cómo funciona un sistema OCR?
- Haz una foto de tu factura o albarán y elige a qué departamento quieres asociarla.
- Automáticamente el sistema procesa la información, que luego será validada por técnicos que confirmarán los datos.
- Los nuevos datos de tus proveedores, la cantidad exacta de producto recibido y el precio pagado serán actualizados automáticamente.
- La factura será registrada y sincronizada con tu contabilidad.
¿Muy sencillo, no? En tan solo cuatro pasos puedes cambiar la manera de gestionar tu negocio y conseguir resultados aún más eficaces. Por ello, te enseñamos algunos beneficios que obtendrás al digitalizar tus facturas.
Sincroniza tu contabilidad
No hace falta esperar al final del día o de la semana para preparar tus informes contables. Cuando gestionas tus registros digitalmente puedes sincronizarlos en tiempo real, agilizando tu workflow y manteniendo tus informes y análisis de rentabilidad actualizados. De esta manera podrás tener una visión real de tus cuentas en todo momento.
Aumenta tu productividad
Uno de los mayores beneficios de la digitalización de facturas es ahorrar tiempo librándote a ti y a tu personal de tareas mecánicas. Al mandar a procesar todos tus documentos en segundos, puedes enfocarte en las tareas más importantes del día a día o en los proyectos que nunca consigues empezar, como preparar un nuevo menú o analizar los rendimientos del mes.
Actualiza tus productos y precios automáticamente
Todo restaurador está acostumbrado a trabajar con productos de temporada que cambian de valor de acuerdo con el clima y las estaciones. Esto significa que el beneficio de cada uno de tus platos o su precio final puede variar drásticamente de un día al otro. Con tantos cambios, no es de extrañar que más de la mitad de nuestros clientes admitan no conocer los márgenes exactos de sus productos.
Cuando trabajas con un sistema de digitalización de facturas tendrás toda esta información a la mano. Por ejemplo, si uno de tus platos principales lleva tomate y en agosto suben de precio, no necesitarás hacer los cálculos de tus márgenes manualmente. Tu sistema de OCR se encargará de todo.
Organiza y almacena tus datos con seguridad
Una vez que tus documentos estén escaneados, tendrás una copia digital de todos tus pedidos y albaranes organizados en un único sitio en la nube. De esta manera, podrás contar con toda la información que necesitas para la toma de decisiones de tu negocio y acceder a ella cuando quieras de forma segura.
Minimiza errores
Aunque seas un profesional muy dedicado, nadie se libra de los errores manuales. Al digitalizar las facturas, podrás detectar errores en la facturación de los proveedores, permitiendo un control en tiempo real. Adicionalmente, garantiza mayor fiabilidad al desglosar los gastos e ingresos con sus impuestos con total compatibilidad con la agencia tributaria. De esta manera, es posible reducir los errores manuales e incluso posibles fraudes, minimizando también los costes para tu empresa.
Si tienes la oportunidad de automatizar los procesos mecánicos y ahorrar dinero a la vez , ¿por qué no hacerlo? Ya sea que tengas el TPV Tiller o estés buscando un sistema de caja, contáctanos para discutir tus necesidades y cómo la digitalización de facturas puede encajar con tu negocio.
