Seas gestor o empleado, el manejo del tiempo es un reto para todos. Más allá de los consejos habituales que ya conoces, como la clásica to do list (que sigue siendo muy eficaz), te dejamos a continuación otras tácticas para que seas más productivo al gestionar tu tiempo y lo conviertas en tu mejor aliado.
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Establece resultados y tiempos esperados para cada tarea
El día a día de cualquier gestor o empleado está lleno de distintas tareas. Si cada una de ellas tiene objetivos claros y precisos, podrás trabajar enfocado en ello y es más probable que las cumplas con mayor eficacia.
En este apartado, fijar fechas tope también es fundamental. Nosotros recomendamos no perder de vista la Ley de Parkinson: “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Esto quiere decir que si fijas dos horas para una reunión, por ejemplo, terminará tomando dos horas, incluso si no era necesario extenderla. Asegúrate de tener un tiempo límite establecido para cada tarea a manera de no desperdiciar el día.
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Termina las tareas más urgentes a primera hora de la mañana
Deshacerse de las tareas prioritarias por la mañana no solo te permite enfocarte en otros deberes, sino que también te da un sentimiento de satisfacción que te motivará a lo largo del día. Debes estar consciente de tus prioridades para poder gestionar tu tiempo. Intenta separar las tareas urgentes de aquellas cosas que puedes reprogramar o delegar y trabaja en ellas a primera hora de la mañana.
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Crea una lista de las tareas cumplidas
Si tienes una checklist con las tareas de tu día, asegúrate de poner todo lo que ya está hecho en otra columna. Ver la lista de tareas cumplidas crecer te dará más energía para terminar el día y la semana con éxito.
Para ello, te recomendamos la plataforma Trello, un software de administración de proyectos. Además de organizar tareas y agregar listas, con Trello puedes crear una columna aparte y rellenarla con todas las actividades completadas.
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Agrupa tareas similares
Si tienes muchas microtareas, puedes unirlas de acuerdo a temas similares. Esta organización no solo es más eficaz, sino también fundamental cuando tienes una lista muy larga de cosas que hacer a lo largo de la semana.
Si no sabes por dónde empezar, recomendamos categorizar las tareas de acuerdo a su importancia (urgentes o no) o su fecha límite (corto o largo plazo). De esta manera podrás determinar la prioridad de cada una y decidir cuál atacar primero.
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Haz productivo tu tiempo de espera
Ya sean respuestas de clientes o de proveedores, algunas personas destinan un tiempo considerable de su jornada laboral a esperar. Ocupar este tiempo con otras actividades productivas es la mejor manera de aprovechar cada minuto. Responder correos pendientes, asistir a un webinar de negocios y estudiar la competencia son algunas de las cosas que puedes hacer mientras esperas. Aprovecha estos momentos para aprender, mantenerte al día con el sector y pensar en nuevas ideas para aumentar tu productividad.
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Añade espacios vacíos a tu agenda
Al gestionar un negocio, es normal que surjan urgencias o imprevistos. Para estos casos, sugerimos dejar espacios vacíos en tu agenda. Además, esto puede ayudarte en caso de que alguna de las tareas que tienes planeada tome más tiempo de lo previsto.
Si ya tienes un servicio de Gmail en tu empresa sugerimos también que empieces a utilizar Google Calendar. Así puedes definir tu jornada laboral de cada día, compartir tu agenda con otros miembros del equipo y gestionar tu tiempo de manera más ordenada.
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Evalúa tus resultados
De nada sirve trabajar en todos estos cambios para aumentar tu productividad si no evalúas su impacto. Aplicaciones como Toggl son perfectas para cronometrar cada tarea y así evaluar cuánto tiempo tardas en cada una de ellas. Puedes utilizar incluso múltiples cronómetros. Con ello podrás comparar la duración prevista y la duración real de tus tareas.
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Utiliza soluciones digitales
Si gestionas una tienda o restaurante, una opción para ganar más tiempo es optar por un TPV inteligente. Además de tomar pedidos y cobrar, soluciones como Tiller te permiten analizar el desempeño de tu restaurante en remoto y automatizar tareas recurrentes como la contabilidad. De esta manera podrás enfocar todo tu tiempo en tus clientes y en llevar tu negocio al siguiente nivel.
¿Alguna vez has usado alguno de estos consejos para gestionar tu tiempo?
