El año nuevo es época de hacer retrospectivas pero también de mirar hacia el futuro y planificar los próximos meses. Seguro que en breve estarás haciendo cuentas para encajar tu presupuesto en todo lo que quieres invertir y haciendo previsiones de todos los gastos de tu restaurante.
Sí, ahorrar es difícil, pero no es imposible. Por ello vamos a ayudarte a empezar el año con buen pie y compartir contigo 7 consejos para anticipar y reducir los gastos de tu restaurante.
1. Planificar los tipos de gastos
Los gastos son inevitables y a lo largo del año vas a tener cientos de facturas por pagar. El primer paso para planificarte es separarlas por tipo.
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Coste fijos
Aquí entran el alquiler, el salario fijo de tus empleados, el software que vas a utilizar a diario, el mantenimiento de tu local, tu proveedor de internet y servicios externos como gestoría, consultorías y el dominio de tu página web.
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Impuestos y tasas
En este caso el valor depende del tipo de negocio y del tamaño de tu restaurante. Lo más importante a tener en cuenta es el I.V.A. (que es de un 10% para el sector de la restauración) y el Impuesto de Sociedades. Este último varía entre 15% y 30% en función del tiempo de vida de la empresa y su perfil. Además de ellos, hay algunas tasas que cambian según la comunidad autónoma, como el impuestos por terrazas y bebidas azucaradas.
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Costes variables
Aunque estos costes sean pagados con una periodicidad preestablecida, pueden variar debido a diversos factores, como el flujo de clientes y la época del año. Pueden ser cuentas de luz, agua y teléfono, variables en el salario de tus empleados y comisiones que pagas para servicios como aplicaciones de delivery.
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Costes inesperados
Aunque tengas todo planificado y ahorres en tus costes variables, siempre habrá gastos inesperados. Como reparaciones y reposición de artículos rotos de maquinaria, mobiliario y menaje. Para estos casos debes tener siempre una reserva significativa de dinero en el banco.
2. Ahorrar en los gastos energéticos
Dentro de los costes variables están los gastos de energía eléctrica y gas. Estas son dos facturas que pueden llegar a valores astronómicos si no optimizas su uso. Además de hábitos construidos en el día a día como economizar la luz encendiendo las lámparas solo cuando es necesario, hay otras maneras de gestionar estos gastos y ahorrar entre 10% y 20% en tus cuentas.
En primer lugar es esencial analizar todas las compañías de luz y gas, sus precios y condiciones. Además, debes medir la potencia que quieres contratar y si necesitas energía reactiva (una demanda extra por utilizar transformadores y motores y por la cual debes pagar un valor superior).
Si estás a punto de empezar un negocio o reformarlo, también puedes optimizar tus instalaciones. Por ejemplo, al escoger materiales que absorben menos calor en verano, economizas más en aire acondicionado. En este caso un buen sistema de ventilación también te va a salvar en las temporadas más calientes.
3. Optimizar el stock
Es muy importante entender cuáles son las cantidades exactas que debes comprar de cada producto. En restauración se utilizan muchos productos frescos por lo que puede haber un gran desperdicio de comida si no hay un control de inventario y una gestión inteligente de suministros.
Con herramientas como Beesniss, que forma parte del Appmarket de Tiller, es posible saber de manera automática cuántos céntimos gastas en cada uno de tus platos. Así podrás comprar siempre la cantidad adecuada para lo que estimas vender.
Beesniss también te ayuda a reducir el tiempo que tomas para administrar los gastos de tu restaurante. Con esta aplicación solo tienes que hacer una foto de tu factura y el sistema digitaliza automáticamente los datos y genera informes. Además podrás tener el control de cuánto gastas con cada proveedor.
4. Reducir los residuos y utilizar los alimentos de manera inteligente
Más allá de optimizar tus compras de materia prima, una manera de ahorrar es aprovechar al máximo los alimentos que compras. Esto no solo evita el desperdicio y ayuda al planeta, también es una manera de lucrarse aún más a partir de los mismos gastos.
En primer lugar es necesario ajustar las cantidades. Si ves que muchos clientes dejan sobras de un plato específico, puedes reducir un poco sus raciones. Además, puedes sacar provecho de partes que no utilizarías de ciertos alimentos para crear nuevas recetas. Los restos de vegetales son muy versátiles y pueden servir para hacer sopas, caldos y salsas.
Además, una de las tendencias para este año es sacar provecho de partes que no solemos utilizar de ciertos alimentos. La casquería es un ejemplo de ello, ya que utiliza en sus platos parte de los animales que son consideradas despojos, como las vísceras. También crece el uso de las cáscaras de frutas y vegetales orgánicos para la elaboración de diversas recetas.
5. Crear hábitos colectivos
La economía de energía y de alimentos no es efectiva si todo el equipo no está involucrado en ello. Es necesario establecer normas y crear hábitos para que todos ayuden en la optimización de estos recursos. Por ello, es muy importante entrenar a tu personal para ejercerlo diariamente.
Nunca está demás comunicarlo en tu local a través de carteles con normas a seguir por los empleados. Apagar las luces al salir, cerrar el grifo, encender el aire acondicionado solo cuando sea necesario… Parecen tareas obvias, pero si no tenemos el hábito de hacerlo nos cuesta acordarnos.
6. Elegir un sistema con múltiples funcionalidades
Para tener una visión 360 de tu restaurante y tener control de cada detalle de tu negocio es necesario medir distintas variables. Rendimientos totales, ventas del día, ticket medio, platos más rentables y el desempeño de cada empleado son solo algunas de ellas.
Si eliges trabajar con soluciones de proveedores diferentes para gestionar los distintos aspectos de tu negocio, pagarás una tasa por cada solución. Esto no solo puede aumentar los costes, sino que también dificulta la negociación de valores y del modo de pago.
Con Tiller tienes 200 funcionalidades distintas en el mismo sistema. Nuestra app es mucho más que una caja registradora en iPad. Con ella puedes tomar pedidos, analizar todos las variables de rendimiento, saber cuáles son los productos que más vendes y tener total control de tu stock. Además, Tiller se integra con múltiples aplicaciones que facilitan la vida de los restauradores, como soluciones de delivery, reservas y digitalización de facturas, a las que puedes acceder desde nuestro Appmarket.
7. Optimizar el tiempo que gastas en cada función
¿Sabes cuánto tiempo gastas en promedio para cobrar a tus clientes? ¿Y el tiempo que tomas para calcular tus finanzas? Muchos negocios no optimizan tareas manuales como… rellenar hojas de Excel con todas las ventas que has hecho en el mes, cuánto tienes de efectivo en caja y el porcentaje de los cobros realizados con tarjeta. Estas horas que utilizas en procesos que podrían ser automatizados son muy valiosas y deberían ser usadas para enfocarte en otros aspectos de tu negocio, como elaborar un plan de marketing para atraer a más clientes.
Además de las tareas más rápidas del servicio, como tomar un pedido o registrar las reservas, hay otras ocupaciones en la rutina de un restaurante que te tomarán más tiempo. Por ejemplo: separar y categorizar ingredientes, preparar las salsas, limpiar el salón y hacer pedidos a los proveedores. Es importante calcular el tiempo óptimo para realizar estas tareas que normalmente se hacen antes o después del servicio.
Puedes reservar en tu calendario una franja de horario específica para cada actividad y asignar responsables. También te aconsejamos utilizar técnicas de optimización del tiempo como el método pomodoro. Así, puedes reducir gastos con horas de trabajo y también con el uso de maquinaria y energía.
¿Estás preparado para el próximo año? ¿Ya has planificado todos los gastos de tu restaurante? Si aún no lo has hecho, este es el momento perfecto para empezar.
