Una de las partes más difíciles de gestionar un restaurante es lidiar con la contabilidad. Si ya tienes alguna formación en esta área, ¡genial! Pero sabemos que esta no es la realidad para la gran mayoría de los restauradores, que están más acostumbrados a ver cartas e ingredientes frescos que números.
La contabilidad puede parecer un monstruo, principalmente cuando nos encontramos con hojas de Excel llenas de comas y decimales. Sumadas con pilas de facturas y comprobantes de tarjeta por analizar. Y, por supuesto, con los valores fijos de las cuentas por pagar y con las nóminas de tus empleados.
A nosotros tampoco nos gusta estresarnos con los números y gastar días enteros en tareas mecánicas de finanzas. Por eso, te presentamos aquí algunas técnicas y herramientas para llevar la contabilidad de tu restaurante. Esto no solo te hará ahorrar tiempo. Sino que también te ayudará a enfocarte en tus platos y en la atención a tus clientes.
1 – Planifica la contabilidad de tu restaurante
Antes de ejecutar tus tareas diarias, generar análisis contables y analizar las métricas acerca de tus finanzas, es necesario hacerte algunas preguntas que te van a ayudar en los siguientes pasos:
- ¿Con cuántos proveedores trabajas?
- ¿Cuál es tu presupuesto para gastos y materia prima cada mes?
- ¿Cuánto gastas con tus empleados?
- ¿Trabajas con comisiones? ¿Estas varían mucho?
- ¿El rendimiento de tu local varía según los meses?
- ¿Tienes una reserva de dinero suficiente para posibles imprevistos?
2 – Controla tus ventas y costes a diario
drEs importante tener un control regular de todo lo que entra y sale de tu caja, según los productos o servicios vendidos y los gastos fijos y variables. Así no tendrás grandes sorpresas al final del mes.
Si trabajas con el TPV táctil Tiller, podrás acceder desde tu back office a todos los datos de tus ventas. Con los detalles clasificados y filtrados por fecha, hora, vendedor, tipo de producto e incluso el local si cuentas con más de uno. Además, también puedes compararlos con fechas anteriores. Pero lo más relevante es que puedes analizarlos desde donde estés, a través de cualquier ordenador o dispositivo móvil.
3 – Ten las nóminas al día
Más que pagar a tus empleados, al final del mes tienes que lidiar con todas las normas legales y contables que conlleva tener más personas trabajando para ti. Preparar las nóminas es importante y conviene tenerlas organizadas antes del día de pagarlas. Así, puedes prevenirte ante cualquier imprevisto.
Para ello, debes comprobar que las nóminas estén desglosadas y que especifiquen el área en la que trabaja cada miembro de tu equipo. Es muy importante incluir las deducciones, los valores fijos y variables, días y horas trabajadas y la fecha de pago. Si aún no tienes un modelo propio de nómina, hay páginas web especializadas en las que puedes encontrar cientos de plantillas y escoger la que más se adapta a tu empresa.
4 – Establece horarios en tu agenda para gestionar tu contabilidad
En primer lugar, no debes esperar el fin del mes para hacer tus informes contables y revisar tus finanzas.
Es importante separar en tu agenda un hueco cada semana (por lo menos) para revisar tu contabilidad, programar tus pagos y analizar tu rendimiento. Respetar este horario, no posponerlo y estar 100% atento a ello, sin distracciones externas, te ayudará a terminar más rápidamente estas tareas.
5 – Digitaliza tus facturas
Cuando trabajas con ingredientes frescos, lo más probable es que el valor de la materia prima cambie constantemente a lo largo del año. Y controlar la fluctuación de los costes a diario no solo es complejo. Sino que también puede tomar mucho tiempo de tu día.
Ejemplo: tu plato principal lleva calabacín y tienes que comprar un gran volumen de este ingrediente. Un simple cambio de 50 céntimos en el valor del kilo puede hacer una gran diferencia al final del mes.
Seguro también tendrás que hacer compras de materia prima a diario o incluso varias veces al día. Considerando que trabajas con muchos proveedores, será necesario que tengas en cuenta aún más datos (y papeles).
Con plataformas como Beesniss de Tiller, puedes digitalizar tus facturas y escandallos en pocos pasos y acceder a todos estos datos desde tu TPV. El proceso es muy simple:
- Haz una foto a tu factura y súbela al sistema.
- El sistema automáticamente lee los datos de este documento.
- Ya tienes el coste de tus productos actualizados.
- Ahora puedes ver los datos que necesitas desde tu TPV, en textos y gráficos.
6 – Elige un sistema contable
Cada restaurante es un mundo propio con distintas necesidades, empleados, beneficios, gastos fijos, variables e incluso impuestos diferentes. Todo esto varía de acuerdo con el tamaño de la empresa, la localidad, tu modelo de negocio, si trabajas con socios y si tienes una franquicia.
Al elegir un sistema contable debes tener en cuenta si este está adaptado al tamaño de tu empresa y al sector HORECA. Pero lo más importante es seleccionar una herramienta que facilite la contabilidad de los datos variables. Tanto a nivel de nóminas (por horas trabajadas y ventas) como a nivel de suplementos.
7 – Externaliza la contabilidad
Todas las herramientas que mencionamos anteriormente te ayudarán muchísimo. Pero no hay nada como tener un experto para asesorarte con la contabilidad de tu restaurante. Por ello, si no tienes tiempo y/o deseas pasar esta tarea a alguien que realmente sabe del tema, te recomendamos que contrates a una asesoría contable. Lo ideal es que esta sea especializada en restauración o ya tenga como clientes empresas como la tuya.
Aún no existe la solución perfecta. Pero después de estos consejos estamos seguros de que llevar la contabilidad de tu restaurante será más fácil y menos estresante.
